·        at SkoleIntra er et informations- og kommunikationssystem, der giver mulighed for indbyrdes information og kommunikation mellem den enkelte skoles ledere, ansatte, elever og forældre.

·        at SkoleIntra bliver anvendt efter at de gensidige forventninger er drøftet og afklaret på den enkelte skole imellem personale, ledelse og skolebestyrelse.

·        at alle der anvender SkoleIntra er ”brugere”.

·        at der i MED udvalget udarbejdes retningslinjer, som afspejler skolens holdning, kultur og respekterer indgåede aftaler.

·        at den enkelte skole er ansvarlig for, at uddanne lærerne, så de har mulighed for at anvende SkoleIntra.

·        at retningslinjerne skal tage udgangspunkt i persondataloven, arbejdstidsaftalen, IT i Folkeskolen - KS udsendelse 065 2001 samt denne vejledning.

Tillidsrepræsentantens rolle.

Tillidsrepræsentanten skal aktivt medvirke til, at der i MED udvalget udarbejdes retningslinjer, der beskriver brugen og anvendelsen af SkoleIntra i forhold til ledelse, lærere, andre samarbejdspartnere, forældre og elever.

Tillidsrepræsentanten skal være opmærksom på, om der på den enkelte skole er opgaver vedr. anvendelse af SkoleIntra, der ligger ud over de kommunale aftaler, og som der derfor skal indgås skoleaftaler om.

Vigtige forhold ved udarbejdelse af retningslinjer:  

Vi anbefaler, at de enkelte arbejdspladser udarbejder klare retningslinjer indeholdende afsnit om:

·        Lærerarbejdspladser.

·        Omfang og form.

·        Spontane henvendelser.

·        Svarfrister.

·        Forhold vedr. persondata.

·        Registrering af brugen af IT.

Lærerarbejdspladser:  

·        Arbejdsgiveren er forpligtet til at sikre rimelige muligheder for, at lærerne i forbindelse med arbejdet på skolen har computere til rådighed.  

·        Da det ikke kan pålægges lærerne at have en opkoblet PC hjemme, kan det heller ikke pålægges dem at arbejde med SkoleIntra hjemmefra.  

Omfang og form.  

Retningslinjerne skal forsøge at tydeliggøre hvad og hvordan, og i hvilket omfang der kan kommunikeres via skoleintra. 

·        Retningslinjerne bør klart beskrive opgaven. Eksempelvis skal det fremgå hvem der skal svare på hvilke e-mails, hvilke emner der kan afvises og henføres til personlige samtaler og hvad der skal sendes videre til skolens leder (fx konfliktstof og personsager).

·        Det skal fremgå af retningslinjerne, at det er alle brugere, der har ansvar for, at kommunikationen i SkoleIntra sprogligt og indholdsmæssigt følger den skolekultur, der er gældende for såvel den mundtlige som den skriftlige kommunikation på arbejdspladsen.

·        Retningslinjerne skal beskrive hvilke meddelelser, der på den enkelte skole skal lægges på SkoleIntra.

·        Retningslinjerne skal gøre de ansatte opmærksomme på, at de har ansvaret for at beslutte hvilke andre meddelelser, der er egnet til offentliggørelse i SkoleIntra.

·        Lærernes information/mails og anden elektronisk aktivitet er omfattet af forvaltningsretslige regler, og lærerne optræder som myndighedspersoner med hvad deraf følger om offentlighed/partsoffentlighed, klageadgang osv.  E-mails vil kunne indgå f. eks. som dokumenter i senere sagsbehandlinger og har samme status som øvrige skriftlige udsagn.

Spontane henvendelser fra forældre og elever. 

Det fremgår af arbejdstidsaftalen, at ”henvendelser og besvarelse af sådanne fra forældre og elever udenfor arbejdspladsen, finder sted i lærerens individuelle tid.” Det er lærerne selv der administrerer tiden, og ”skolens leder kan ikke henvise eller pålægge lærere individuelle eller kollektive opgaver til løsning på en bestemt måde eller et bestemt tidspunkt inden for den individuelle tid”, jf. bemærkningerne til aftalen.

Med henvendelser og besvarelser uden for arbejdspladsen menes der udelukkende spontane henvendelser. Eksempelvis telefonopringninger fra forældre eller samtaler, når lærerne tilfældigt møder forældrene samt uopfordrede henvendelser via SkoleIntra.

Det er lærernes afgørelse, hvornår en henvendelse ikke længere er ”spontan,” men skal henvises til besvarelse som led i skolens forældrekontakt eller som elevsamtale. (dog jf. evt. andre aftaler om forældreklager mv.)

Svarfrister.

Det skal fremgå af retningslinjerne, hvornår/ hvor ofte det kan forventes, at postkassen åbnes, og eventuelle svar kan gives/modtages. Det gælder i forhold til og mellem alle persongrupper – ledelse, lærere, forældre, elever.

Persondataloven.

En arbejdsgivers oplysninger på en hjemmeside, der direkte kan henføres til personer, er omfattet af persondataloven. En ansat skal have givet sit udtrykkelige samtykke, hvis oplysningerne er af mere privat karakter; det gælder både for portrætter samt oplysninger om privatadresse, telefonnummer og e-mailadresse. Der er ikke krav om, at et samtykke skal være skriftligt., men skriftlighed anbefales. Arbejdsgiveren har bevisbyrden for, at samtykke er givet. Et samtykke kan tilbagekaldes når som helst, og sker dette, er uddannelsesinstitutionen/skolen forpligtet til at fjerne oplysningerne fra hjemmesiden omgående.

Registrering af brugen af IT.

·        Arbejdsgiveren har ret til at iværksætte kontrolforanstaltninger, men medarbejderne skal på forhånd – på en klar og utvetydig måde – være informeret om hvilke informationer arbejdsgiveren indsamler og hvordan disse behandles.

·        Vi anbefaler at lærerne ikke bruger privat e-mail adresser som arbejds-e-mail (fx elev/forældre – lærer ).

 SMS:

Det er kredsstyrelsens opfattelse at SMS ikke bør bruges som et professionelt kommunikationsmiddel mellem lærere indbyrdes, lærere/elever, lærere/forældre, lærere/ledere.

Vedtaget af Kredsstyrelsen i Lolland-Falsters Lærerforening 3. maj 2007.